La fonction d’assistante: du rôle d’aide à agent du changement

La fonction de l’Assistante – mieux la connaître pour mieux l’apprécier

Nous entrons dans l’ère des Managers 4.0. Clairement, le management “à l’ancienne” où l’on exécute des ordres venus « d’en haut » sans discuter a fait son temps. Il est trop lent, trop rigide, trop lourd. Même le management par objectifs est à la peine, au vu des pressions et des concurrences qu’il engendre. Ce ne sont plus des titres que l’on recherche, mais des compétences et du savoir-être. Aujourd’hui on cherche la collaboration, la communication et l’expression de son potentiel pour une contribution performante, authentique, autonome et complémentaire. On cherche la valorisation de la personne et de la relation.

Avant que certains ne se fâchent, je précise que j’ai laissé le terme d’Assistante au féminin, tout simplement parce que plus de 95% de la profession est féminine et que, pour une fois, j’ai envie de faire fi des règles grammaticales de base.

Qu’en est-il de l’évolution du rôle de l’Assistante?

La fonction s’est transformée. Radicalement et profondément. Longtemps considérée comme une “aide”, l’Assistante se doit maintenant d’aller bien au-delà de l’image à laquelle, parfois, elle reste cantonnée. Le temps est venu pour les Assistantes (administratives, de direction, exécutives, personnelles) de valoriser leurs compétences. Si dans l’entreprise, la posture de la direction est à l’heure du temps, ne soyez pas en reste.

L’Assistante 1.0

Dans les années 1950-70, c’est la standardisation des tâches qui fait apparaître des pools de secrétaires (à l’époque on ne parlait pas d’assistantes) travaillant ensemble dans ce qu’on aurait appelé aujourd’hui des “open-spaces”. Le binôme patron-secrétaire est à son apogée. On donne du Monsieur, on reste à sa place et on exécute les ordres. Le travail de la secrétaire consiste principalement à retranscrire des documents manuscrits ou des dictées, à les polycopier, les envoyer et les classer, à répondre au téléphone et à accueillir les clients. Parallèlement, elle tient le bureau bien en ordre et fait de celui-ci un lieu accueillant et impeccablement organisé. A l’heure du taylorisme et du management directif, la hiérarchie est scrupuleusement respectée. On est à l’ère de l’Assistante 1.0. Soulignons toutefois que dans les années 60, travailler comme secrétaire était, pour certaines, une issue de secours pour éviter l’avenir peu motivant de femme au foyer.

L’Assistante 2.0

Nous sommes dans les années 1980-2000. L’informatique révolutionne tout, des bureaux aux foyers. Au début des années 80, des études américaines prédisent même la fin de certaines fonctions, dont celle de secrétaire, convaincues qu’elle serait remplacée par l’arrivée des nouvelles technologies facilement utilisables par les dirigeants eux-mêmes. Mais Internet, les logiciels de bureautique et les outils de gestion de bases de données créent en réalité de nouveaux métiers. L’assistante a non seulement survécu, mais a su transformer sa fonction et passer avec panache à l’ère de l’Assistante 2.0.
Les secrétaires ne travaillent plus seulement pour un patron mais pour plusieurs cadres, leurs tâches se sont diversifiées et, dans beaucoup d’entreprises, la frappe s’est réduite à environ 20% du temps.

Au lieu de disparaître, le métier a évolué et les assistantes les plus polyvalentes deviennent les bras droits des dirigeants. On commence à rechercher plus d’autonomie, une meilleure éducation, la maîtrise de l’anglais, des compétences relationnelles, de la proactivité… La nouvelle envergure que prend la fonction d’assistante à ce moment-là est le point de départ, pour celles qui ont su sauter dans le train en marche, d’une évolution encore plus gratifiante vers les hautes sphères de l’organisation et une complicité professionnelle inégalée avec leurs supérieurs.

L’Assistante 3.0

La maîtrise des langues étrangères, une excellente capacité rédactionnelle, et la maîtrise des outils informatiques et bureautiques sont presque devenues des compétences de base non négociables pour l’Assistante 3.0. Ses atouts sont ailleurs. Elle est stratégique dans sa façon de penser, sait faire des liens entre les choses et les gens, trouver des solutions à toutes sortes de problématiques, réfléchir avec trois coups d’avance et anticiper les besoins de ses supérieurs.

Elle règle des problèmes dont vous ignorez l’existence d’une façon que vous auriez été incapable d’imaginer, en utilisant des ressources qu’elle seule sait trouver, le tout maîtrisé d’une main de fer dans un gant de velours. En d’autres termes, elle apporte une réelle et concrète valeur-ajoutée.

L’Assistante 4.0

A l’heure de la digitalisation, l’assistante est au centre de la transformation de son entreprise. Dans ce processus de digitalisation qui nous entraîne, c’est toujours l’être humain qui tient les commandes et appuie sur les boutons. Le facteur-clef de réussite est donc en soi-même.

Comment rester à la page, bien formée, proactive et zen? Les Assistantes 4.0 osent se positionner en pionnières en matière de tendances et d’innovation, et agir en qualité d’agent du changement au sein de leur équipe ou de leur organisation. Le leadership de l’ère digitale est fondé sur la collaboration et ça, c’est la compétence de base de toute bonne assistante. Mais digitalisation signifie aussi des volumes d’information énormes, voire pléthoriques, et bien souvent désordonnés. L’Assistante 4.0 est passée maître dans le filtrage, l’organisation et la diffusion de l’information aux bonnes personnes. Mais n’est-ce pas la définition-même d’une bonne assistante?

A toutes les étapes de l’évolution du monde professionnel, les meilleures assistantes ont su se donner les moyens de développer leurs compétences de base. Mais rappelons que cela n’est possible qu’avec une solide base de connaissances, une excellente maîtrise des diverses voies de communication et une bonne dose de confiance en soi. Cela, combiné à des compétences relationnelles et un savoir-être adapté à toute circonstance, vous permet de déployer ce leadership que beaucoup convoitent.

L’Assistante 4.0 est déjà dans la place. Prenez les devants et prenez votre place! Faites appel à votre intuition, cherchez les réponses, les solutions, testez les outils, osez, innovez!